Politique de confidentialité 

Date d’entrée en vigueur : 1er août 2026 

Date de dernière mise à jour : 1er août 2026* 

17817215 CANADA INC. (ci-après « l’Entreprise ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels recueillis dans le cadre de l’utilisation de son application (ci-après « LYCHii »). La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») décrit la nature des renseignements personnels que nous recueillons, la façon dont nous les recueillons, les fins pour lesquelles nous les utilisons, les personnes qui y ont accès, ainsi que les droits dont les usagers disposent à leur égard. La Politique vise donc à assurer le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après la « Loi 25 ») et des autres lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. 

Aux fins de la présente politique de confidentialité, un usager désigne toute personne physique qui accède à l’application ou qui l’utilise, notamment pour consulter, saisir, gérer ou traiter des renseignements concernant les employés sous sa supervision. L’usager est généralement un superviseur, un gestionnaire ou une autre personne autorisée par l’organisation à utiliser l’application dans le cadre de ses fonctions. 

En utilisant LYCHii, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la Politique et en accepter les modalités. 

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel? Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Certains renseignements peuvent être considérés comme sensibles en raison de leur nature ou du contexte de leur utilisation, notamment les renseignements relatifs à l’emploi, à la conduite, à la santé ou à une mesure disciplinaire. 

1. Renseignements personnels recueillis

Dans le cadre de l’utilisation de LYCHii, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants concernant les employés : 

• Nom et prénom; 

• Titre du poste; 

• Le numéro d’employé; 

• Date d’entrée en fonction; 

• Résumé des événements donnant lieu à une mesure disciplinaire. 

Aucun autre renseignement personnel n’est recueilli au-delà de ce qui est nécessaire à la réalisation des fins décrites à la section 3 de la présente Politique. 

2. Comment les renseignements personnels sont recueillis

Les renseignements personnels sont principalement recueillis directement au moyen du formulaire intégré à l’Application, lequel est rempli ou mis à jour par une personne autorisée, par exemple un superviseur, un membre de l’équipe des ressources humaines ou un membre de l’équipe juridique. 

Lorsque des renseignements personnels concernant un employé sont communiqués à LYCHii par une organisation cliente ou par un usager autorisé, LYCHii agit à titre de prestataire de services de l’organisation cliente et traite ces renseignements uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution des services prévus au contrat applicable. L’organisation cliente demeure responsable de s’assurer que la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements sont autorisées par la loi et limitées à ce qui est nécessaire aux fins poursuivies. 

3. Fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis

Les renseignements personnels recueillis servent exclusivement aux fins suivantes : 

• ouvrir, documenter et maintenir un dossier relatif à un employé; 

• analyser les faits pertinents à une situation disciplinaire; 

• soutenir le traitement et la résolution des mesures disciplinaires; 

• produire des recommandations personnalisées relatives à la gradation des sanctions disciplinaires; 

• assurer le fonctionnement, la sécurité, l’intégrité, le soutien technique et l’amélioration de l’Application; 

• respecter les obligations légales, réglementaires et contractuelles applicables. 

LYCHii n’utilise pas les renseignements personnels à d’autres fins incompatibles avec celles qui précèdent, sauf avec le consentement de la personne concernée ou lorsque la loi l’autorise. 

3.1 Décisions fondées sur un traitement automatisé et supervision humaine 

LYCHii ne prend aucune décision de façon automatisée. Les recommandations, suggestions de gradation de sanction, projets de lettres et autres contenus générés par les technologies automatisées ou les systèmes d’intelligence artificielle de LYCHii constituent des outils d’aide à la décision et doivent, en tout temps, être révisés et validés par une personne humaine autorisée avant toute décision, communication ou mesure disciplinaire. Conformément à la Loi 25, toute personne concernée par une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de ses renseignements personnels peut demander à être informée de ce traitement, des principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision, ainsi que des moyens lui permettant de présenter ses observations à une personne en mesure de réviser la décision. 

4. Témoins de navigation et technologies similaires

LYCHii peut utiliser des témoins de navigation, des identifiants d’appareil, des journaux techniques ou d’autres technologies similaires afin d’assurer le fonctionnement de l’Application, d’authentifier les utilisateurs autorisés, de maintenir la sécurité des sessions, de prévenir les accès non autorisés, de mesurer la performance de l’Application, de diagnostiquer les erreurs et d’améliorer les services. 

Certains témoins ou technologies sont strictement nécessaires au fonctionnement sécuritaire de l’Application et ne peuvent être désactivés sans affecter l’accès ou certaines fonctionnalités. Lorsque des témoins ou technologies non essentiels sont utilisés, notamment à des fins de mesure, d’analyse ou d’amélioration, LYCHii les utilise conformément aux exigences applicables en matière de consentement, d’information et de paramètres de confidentialité. 

Les utilisateurs peuvent généralement contrôler certains témoins ou technologies similaires au moyen des paramètres de leur navigateur, de leur appareil ou, le cas échéant, des paramètres offerts dans l’Application. La désactivation de certains témoins ou paramètres peut toutefois limiter l’accès à certaines fonctions, réduire la qualité de l’expérience ou empêcher l’authentification sécurisée. 

5. Comment refuser la collecte de vos renseignements personnels

Toute personne concernée peut communiquer avec la personne responsable identifiée à la section 9 afin de poser une question ou de présenter une demande concernant l’utilisation de ses renseignements personnels.  

Lorsque les renseignements sont traités par LYCHii pour le compte d’une organisation cliente, LYCHii peut transmettre la demande à cette organisation ou collaborer avec elle afin d’y répondre, selon leurs responsabilités respectives et les exigences de la loi. Une demande d’opposition ou de cessation d’utilisation sera évaluée conformément aux droits prévus par la loi et aux obligations légales et contractuelles applicables. 

6. Personnes ayant accès aux renseignements personnels

L’accès aux renseignements personnels recueillis est strictement limité aux personnes suivantes, dans la mesure requise par l’exercice de leurs fonctions : 

• L’équipe légale et des ressources humaines, dans le cadre du traitement des dossiers d’employés et des mesures disciplinaires; 

• Le superviseur de l’employé concerné, dans la mesure nécessaire à l’exercice de ses responsabilités de gestion. 

• L’équipe légale de LYCHii qui veille au bon usage et fonctionnement de l’application. 

LYCHii ne vend ni ne loue les renseignements personnels. Lorsqu’un fournisseur de services a accès à des renseignements personnels, LYCHii exige qu’il les protège, les conserve de façon confidentielle, les utilise uniquement pour exécuter son mandat et mette en place des mesures de sécurité appropriées. Le fournisseur doit également aviser sans délai LYCHii de toute violation ou tentative de violation de ses obligations de confidentialité et permettre à LYCHii d’effectuer toute vérification raisonnable à cet égard. 

LYCHii peut aussi communiquer des renseignements personnels sans consentement lorsque la loi le permet ou l’exige, notamment en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou d’une autorité compétente, pour prévenir ou enquêter sur une fraude ou un incident de sécurité, ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de LYCHii, de ses clients, des personnes concernées ou du public. 

7. Paramètres de confidentialité et protection des renseignements personnels

Par défaut, LYCHii applique un niveau élevé de confidentialité aux renseignements consignés dans l’Application. Aucun renseignement personnel ne doit être accessible au-delà des personnes autorisées, à moins qu’un paramètre soit sciemment modifié par une personne habilitée à le faire. 

LYCHii met en œuvre des mesures administratives, techniques, contractuelles et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés, ainsi que contre tout autre incident de confidentialité. 

Ces mesures comprennent notamment le chiffrement des renseignements personnels lors de leur transmission au moyen de protocoles sécurisés (tels que TLS 1.2 ou une version ultérieure), le chiffrement des données conservées au moyen de normes de chiffrement robustes (telles que AES-256 ou une norme équivalente), des contrôles d’accès fondés sur les rôles et les autorisations, l’authentification des utilisateurs autorisés, la journalisation et la surveillance des accès, l’isolation des données entre les différentes organisations clientes, la sauvegarde sécurisée des données, la gestion sécurisée des secrets et des identifiants d’accès, ainsi que des engagements contractuels exigeant que nos fournisseurs de services appliquent des mesures appropriées de confidentialité et de sécurité. 

Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de conservation électronique n’offre une sécurité absolue. Toute personne qui croit qu’un compte, un mot de passe ou la confidentialité de renseignements a été compromis doit en aviser LYCHii sans délai. 

7.1 Notification en cas d’incident de confidentialité 

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux pour une personne concernée, LYCHii prend les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que d’autres incidents de même nature ne se produisent, tient un registre des incidents de confidentialité conformément à la loi, et avise la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que les personnes concernées, dans les délais et selon les modalités prévus par la loi. Lorsque l’incident survient dans le cadre d’un mandat exécuté pour le compte d’une organisation cliente, LYCHii avise également cette dernière sans délai afin de lui permettre de respecter ses propres obligations légales. 

8. Droits des personnes concernées

Toute personne dont les renseignements personnels sont recueillis dispose des droits suivants : 

Droit d’accès : le droit d’obtenir communication des renseignements personnels la concernant qui sont détenus par LYCHii; 

Droit de rectification : le droit de faire mettre à jour ou corriger les renseignements personnels la concernant, notamment lorsque ceux-ci sont inexacts, incomplets ou désuets. 

Droit de retrait du consentement : la personne concernée par la collecte des renseignements peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales ou contractuelles de LYCHii et des conséquences raisonnables qu’un tel retrait peut entraîner sur la relation d’emploi ou sur les services offerts;  

Droit de porter plainte : toute personne insatisfaite de la réponse obtenue de LYCHii à la suite d’une demande d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, ou qui estime que ses renseignements personnels ont été traités de façon non conforme aux lois applicables, peut porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca). 

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, la personne concernée doit s’adresser à la personne responsable identifiée à la section 9 ci-après. LYCHii répondra à toute demande dans un délai de 30 jours, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. 

8.1 Personnes concernées qui ne sont pas des usagers (les employés) 

Les droits énoncés à la présente section 8 appartiennent à la « personne concernée », soit la personne physique dont les renseignements personnels sont traités (notamment un employé visé par un dossier consigné dans LYCHii), laquelle est distincte de l’« usager » au sens de la présente Politique (généralement un superviseur, un gestionnaire ou un membre autorisé de l’organisation cliente). LYCHii n’a généralement pas de lien contractuel direct avec la personne concernée lorsque celle-ci n’est pas elle-même usager. Il incombe à l’organisation cliente d’informer ses employés de la collecte et du traitement de leurs renseignements personnels dans LYCHii, conformément à ses propres obligations de transparence prévues par la loi. LYCHii achemine ou appuie le traitement de toute demande reçue d’une personne concernée conformément à la section 5 de la présente Politique et aux responsabilités respectives de LYCHii et de l’organisation cliente. 

9. Personne responsable de l’accès aux renseignements personnels

Toute question, demande d’accès, de rectification ou plainte relative à la présente Politique peut être adressée à : Lina Aristeo (lina@lychii.app) 

10. Conservation, destruction et anonymisation des renseignements personnels

LYCHii conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des fins énoncées à la section 3, ou pendant la durée exigée ou permise par la loi. La durée de conservation peut varier selon la nature des renseignements, le contexte de leur collecte, les obligations légales, réglementaires ou contractuelles applicables, la nécessité de traiter une demande, une plainte, un litige ou un incident de confidentialité, ainsi que les besoins raisonnables liés à la gestion des dossiers. 

Les renseignements personnels peuvent être conservés par LYCHii ou par ses fournisseurs de services, y compris hors Québec ou hors Canada. Dans un tel cas, LYCHii prend des mesures raisonnables afin que les renseignements bénéficient d’une protection adéquate. Lorsque des renseignements personnels sont transférés hors Québec, LYCHii procède, conformément à la loi, à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant le transfert, afin de s’assurer que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate. 

11. Messages électroniques et communications non sollicitées

LYCHii respecte les lois applicables en matière de communications électroniques, y compris les règles relatives aux messages électroniques commerciaux et aux communications non sollicitées. Si un utilisateur ne souhaite plus recevoir certaines communications électroniques de nature promotionnelle ou informative, il peut utiliser le mécanisme de désabonnement prévu dans ces communications ou communiquer avec LYCHii afin de gérer ses préférences. 

LYCHii peut toutefois continuer à transmettre des communications nécessaires ou transactionnelles, notamment au sujet d’un compte, d’un accès à l’Application, d’une demande de soutien, d’une obligation contractuelle, d’un incident de sécurité, d’un changement important aux services ou de renseignements personnels, lorsque ces communications sont permises ou requises par la loi. 

12. Modification de la présente Politique

LYCHii peut modifier la présente Politique afin de refléter l’évolution de ses pratiques de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation ou de protection des renseignements personnels, l’évolution de ses services, de ses technologies ou des exigences légales applicables. 

Toute modification sera publiée dans l’Application ou autrement portée à l’attention des utilisateurs, avec une date de mise à jour révisée. Les utilisateurs sont invités à consulter régulièrement la présente Politique afin de demeurer informés de toute modification. 

La présente Politique est rendue disponible en français et en anglais. En cas de divergence, de contradiction ou d’incohérence entre les versions, la version française prévaut, sauf indication contraire imposée par la loi. 

13. Questions, commentaires, suggestions ou plaintes

Pour toute question, commentaire, suggestion ou plainte concernant la présente Politique ou les pratiques de LYCHii en matière de protection des renseignements personnels, les personnes concernées peuvent communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels indiquée à la section 9. 

LYCHii examinera toute plainte reçue de bonne foi, fera les vérifications raisonnables dans les circonstances et, lorsque la plainte est fondée, prendra les mesures appropriées pour corriger la situation, limiter les conséquences possibles et améliorer ses pratiques lorsque requis. 

Conditions d’utilisation 

Date d’entrée en vigueur : 1er août 2026 

Date de dernière mise à jour : 1er août 2026 

Les présentes conditions d’utilisation constituent une entente entre l’usager, l’organisation cliente pour laquelle l’usager agit, le cas échéant, et 17817215 CANADA INC., exploitant de LYCHii. Elles régissent l’accès et l’utilisation de celle-ci. En accédant à l’Application, au portail Web ou à toute fonctionnalité de LYCHii, vous confirmez avoir lu, compris et accepté les présentes conditions. 

Dans le cadre des présentes Conditions, l’usager s’entend : toute personne physique agissant à titre de superviseur pour le compte du client, et qui est autorisée à accéder et à utiliser Lychii dans le cadre de ses fonctions. 

L’organisation cliente, quant à elle, s’agit de l’organisation pour laquelle l’usager travaille et qui a souscrit à l’utilisation de l’Application.  

Si vous n’acceptez pas les présentes conditions, vous devez cesser immédiatement d’utiliser LYCHii. 

À noter que,pendant la période de mise à l’essai de LYCHii (la Période Bêta) l’Application et le portail Web peuvent être offerts avec des fonctionnalités évolutives, incomplètes ou sujettes à ajustement. En utilisant LYCHii pendant la Période Bêta, l’organisation cliente et les usagers reconnaissent que les services sont encore en phase de test, que des erreurs, interruptions, limites fonctionnelles ou modifications peuvent survenir, et que le prix consenti tient compte de cette phase de développement et de validation. Cette disposition est temporaire et pourra être retirée à l’expiration de la Période Bêta.  

Programme Clients Fondateurs 

Les organisations clientes qui souscrivent aux services de LYCHii pendant la Période Bêta le font à titre de « Clients Fondateurs ». Les usagers et l’organisation cliente reconnaissent que les tarifs, modalités, fonctionnalités, niveaux de service et autres conditions qui leur sont offerts à ce stade sont de nature préliminaire, promotionnelle et évolutive, et qu’ils sont susceptibles d’être modifiés, ajustés, bonifiés, retirés ou remplacés à mesure que LYCHii poursuit le développement de ses services, sous réserve d’un préavis raisonnable transmis conformément à la section 19 (Modification des conditions). Le statut de Client Fondateur ne confère aucun droit acquis ni aucune garantie quant au maintien, à la reconduction ou à la pérennité des tarifs, modalités ou fonctionnalités offerts pendant la Période Bêta, au-delà de celle-ci. 

1. Objet des services

LYCHii offre une Application destinée notamment aux superviseurs, gestionnaires et autres personnes autorisées afin de signaler, documenter et suivre des incidents ou situations pouvant mener à une reconnaissance pour un bon coup ou une mesure disciplinaire en milieu de travail. LYCHii offre également un portail Web destiné notamment aux professionnels des ressources humaines, aux membres d’une équipe juridique ou à d’autres personnes autorisées par l’organisation cliente dans le cadre de leurs fonctions. 

L’Application permet de consigner les faits pertinents, de structurer l’information disponible et, à certaines étapes du traitement d’un dossier, de présenter au superviseur une mesure disciplinaire suggérée, une vue d’ensemble de cette mesure et certaines indications générales relatives à sa communication ou à sa remise. 

Le portail Web permet aux personnes autorisées, notamment les professionnels des ressources humaines, d’obtenir une recommandation générée à l’aide de technologies automatisées et fondée sur les méthodes, pratiques et paramètres intégrés à LYCHii. Cette recommandation vise à soutenir la gradation de sanction, le processus disciplinaire et l’analyse interne de l’organisation cliente et ne constitue pas un avis juridique. 

2. Accès, utilisateurs autorisés et comptes

L’accès à LYCHii est réservé aux organisations clientes et aux usagers qu’elles autorisent. Chaque usager doit utiliser son propre compte, préserver la confidentialité de ses identifiants et aviser sans délai LYCHii ou l’organisation cliente s’il croit que la sécurité de son compte usager a été compromise. 

Les comptes usagers ne peuvent être partagés, cédés, prêtés ou utilisés par une personne autre que l’usager autorisé. L’organisation cliente demeure responsable de désigner les personnes autorisées, de gérer les accès internes et d’aviser LYCHii lorsqu’un accès doit être modifié, suspendu ou retiré.  

Le partage ou l’utilisation d’un compte par une personne autre que l’usager autorisé compromet l’intégrité des fonctionnalités de l’Application, notamment celles reposant sur l’identification de l’usager (par exemple : la traçabilité des mesures disciplinaires), et peut entraîner un manquement aux obligations de l’organisation cliente et de LYCHii en matière de protection des renseignements personnels des employés. LYCHii ne pourra être tenue responsable des conséquences résultant d’un tel partage ou d’une telle utilisation non autorisée.  

Par ailleurs, LYCHii peut suspendre ou restreindre l’accès à tout compte usager ou fonctionnalité lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour assurer la sécurité, prévenir une utilisation abusive, respecter la loi, protéger les renseignements traités ou faire respecter les présentes conditions. 

3. Rôle de l’organisation cliente et des usagers

L’organisation cliente et ses usagers sont responsables de l’exactitude, de la pertinence, de la suffisance et de la mise à jour des renseignements saisis dans LYCHii. Les recommandations générées dépendent des informations fournies et peuvent être incomplètes ou inadéquates si les faits sont inexacts, partiels, ambigus ou mal qualifiés. 

Ainsi, l’usager s’engage à: 

• saisir des descriptions d’évènements exactes, complètes et véridiques; 

• ne pas utiliser l’Application à des fins de harcèlement, de discrimination ou de représailles à l’égard d’un employé visé; 

• se conformer aux politiques internes de l’organisation cliente ainsi qu’aux lois applicables en matière d’emploi, de droits de la personne et de protection des renseignements personnels; 

• valider le contenu de toute lettre générée avant sa remise à l’employé visé, y compris sa conformité aux politiques de l’organisation cliente et aux ententes collectives applicables, le cas échéant. 

• valider et approuver, avant toute utilisation, mise en œuvre ou communication, toute recommandation, tout contenu ou toute suggestion générée par les fonctionnalités automatisées ou d’intelligence artificielle de LYCHii, et ne jamais s’y fier de façon exclusive, automatique ou sans exercice de son propre jugement professionnel; 

L’organisation cliente demeure seule responsable de ses décisions de gestion, de ses décisions disciplinaires, de ses communications aux employés, de ses lettres, de ses dossiers d’emploi, de ses obligations légales et conventionnelles, ainsi que de toute consultation professionnelle jugée nécessaire. 

4. Utilisation de l’intelligence artificielle et des technologies automatisées

LYCHii est une solution d’aide à la gestion disciplinaire destinée aux organisations, aux professionnels des ressources humaines, aux superviseurs, aux gestionnaires et aux autres personnes autorisées. Bien qu’elle soit développée à partir d’expertises en technologie, en droit du travail et en ressources humaines, LYCHii ne fournit pas de conseils juridiques et formule plutôt des recommandations, des indications générales et des outils d’aide à la décision. 

LYCHii peut utiliser des règles, des modèles analytiques, des technologies automatisées ou des systèmes d’intelligence artificielle afin de générer une recommandation relative à la gradation d’une sanction disciplinaire, de proposer une vue d’ensemble de cette mesure, de fournir certaines indications générales sur sa communication ou sa remise et, lorsque disponible, de soutenir la préparation d’un projet de lettre ou de document disciplinaire.Lorsqu’une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, la personne concernée peut demander à être informée de l’utilisation de ce procédé, des principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision, ainsi que des moyens lui permettant de faire rectifier les renseignements utilisés ou de présenter ses observations à une personne en mesure de réviser la décision. 

4.1 Supervision humaine obligatoire 

LYCHii est un outil d’aide à la décision. LYCHii ne prend, ne rend et ne communique aucune décision disciplinaire, administrative ou autre pour le compte de l’organisation cliente ou de l’usager. Toute recommandation, suggestion de gradation de sanction, vue d’ensemble, indication générale ou projet de lettre ou de document généré par les règles, modèles analytiques, technologies automatisées ou systèmes d’intelligence artificielle de LYCHii doit impérativement faire l’objet d’une révision, d’une validation et d’une approbation par une personne humaine autorisée (superviseur, professionnel des ressources humaines ou membre de l’équipe juridique de l’organisation cliente) avant toute mise en œuvre, communication à un employé ou décision fondée sur ce contenu. L’usager et l’organisation cliente s’engagent à ne jamais s’appuyer exclusivement ou automatiquement sur un contenu généré par LYCHii, à exercer en tout temps leur jugement professionnel indépendant, et à traiter les recommandations de LYCHii comme un outil de soutien et non comme une décision finale ou un substitut à l’analyse humaine. 

5. Absence de conseils juridiques et de relation avocat-client

Les services en ligne et les contenus offerts par l’Application ne remplacent pas les conseils ou les services d’un avocat et ne sont pas destinés à le faire. Les services en ligne et les contenus fournis dans le cadre des services ne constituent pas des conseils juridiques et LYCHii ne garantit pas qu’ils soient exacts, complets ou à jour. 

Ni les services en ligne ni les contenus ne visent à créer une relation avocat-client. L’utilisation des services en ligne ou des contenus ne crée et ne créera aucune relation avocat-client entre l’utilisateur et LYCHii, ni avec l’un de ses dirigeants, employés, mandataires, sous-traitants ou autres représentants. 

6. Confidentialité, renseignements sensibles et utilisation appropriée des données

Les usagers doivent saisir uniquement les renseignements nécessaires, exacts et pertinents au traitement du dossier. Ils doivent éviter de saisir des renseignements excessifs, non pertinents, spéculatifs, discriminatoires, diffamatoires ou qui ne sont pas requis pour documenter et analyser la situation. 

Les usagers doivent aussi éviter de téléverser ou de saisir des renseignements hautement sensibles qui ne sont pas nécessaires, notamment des renseignements médicaux détaillés, des identifiants gouvernementaux, des renseignements financiers détaillés ou toute information protégée qui excède les besoins du dossier. 

L’utilisation de LYCHii doit être conforme à la Politique de confidentialité, aux politiques internes de l’organisation cliente et aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, de droits de la personne, d’emploi, de travail et de relations du travail. 

7. Utilisations interdites

Il est interdit d’utiliser LYCHii à des fins illégales, abusives, discriminatoires, trompeuses ou incompatibles avec les présentes conditions. Il est notamment interdit de tenter d’accéder à des comptes, dossiers, données ou fonctionnalités non autorisées, de perturber le fonctionnement de LYCHii, de contourner les mesures de sécurité, de transmettre du code malveillant ou d’utiliser des robots, scripts, outils de collecte automatisée ou techniques similaires sans autorisation écrite préalable. 

Il est aussi interdit d’utiliser LYCHii pour harceler, surveiller indûment, profiler, discriminer ou prendre des décisions fondées sur des motifs prohibés par la loi, ou encore pour contourner les obligations de l’organisation cliente en matière d’enquête, d’équité procédurale, d’accommodement, de proportionnalité ou de respect des droits fondamentaux. 

8. Propriété intellectuelle

LYCHii, son interface, sa structure, ses fonctionnalités, ses textes, ses méthodes, ses modèles, ses paramètres, ses recommandations, ses gabarits, ses séquences de travail, ses bases de connaissances, son code, ses éléments visuels et toute documentation connexe sont protégés par les lois applicables en matière de propriété intellectuelle et demeurent la propriété de LYCHii ou de ses titulaires de droits. 

Sous réserve du contrat applicable entre LYCHii et l’organisation cliente, LYCHii accorde aux usagers une licence limitée, non exclusive, non transférable, révocable et sans droit de sous-licence leur permettant d’utiliser LYCHii uniquement pour les besoins internes de l’organisation cliente. 

Aucune disposition des présentes conditions ne transfère à l’usager ou à l’organisation cliente un droit de propriété sur LYCHii, ses composantes, ses méthodes, ses modèles, ses contenus, ses recommandations générales ou ses technologies sous-jacentes. 

8.1 Propriété du contenu généré propre à un dossier 

Sous réserve des droits de propriété intellectuelle de LYCHii énoncés à la présente section 8, le contenu spécifique généré par LYCHii pour un dossier particulier de l’organisation cliente (par exemple, un projet de lettre disciplinaire propre à un employé identifié) appartient à l’organisation cliente. LYCHii conserve tous les droits sur la technologie sous-jacente, ses méthodes, modèles, paramètres, gabarits, recommandations générales et autres composantes utilisés pour générer ce contenu. 

9. Interdiction d’extraction, de rétro-ingénierie et d’entraînement de systèmes d’IA

Il est interdit de copier, extraire, télécharger massivement, reproduire, adapter, désassembler, décompiler, tenter de découvrir le code source, reconstruire la logique, les paramètres ou les méthodes de LYCHii, ou d’utiliser les contenus, recommandations, données, sorties ou éléments de LYCHii pour créer, entraîner, réentraîner, valider, tester ou améliorer un système d’intelligence artificielle, un modèle d’apprentissage automatique, une base de données ou un produit concurrent, sauf autorisation écrite préalable de LYCHii. 

10. Services tiers et fournisseurs technologiques

LYCHii peut s’appuyer sur des fournisseurs technologiques, des services d’hébergement, des services de sécurité, des outils d’analyse, des services de communication ou d’autres services tiers nécessaires au fonctionnement, au soutien, à la maintenance, à la sécurité ou à l’amélioration de l’Application. 

Ces fournisseurs peuvent changer de temps à autre. L’utilisation de LYCHii peut être assujettie à certaines limites techniques, conditions ou contraintes propres à ces fournisseurs, sans que cela ne crée de relation contractuelle directe entre l’utilisateur et ces fournisseurs, sauf indication contraire. 

11. Disponibilité, mises à jour et sauvegarde des contenus

LYCHii peut être modifiée, mise à jour, suspendue ou temporairement indisponible, notamment pour des raisons de maintenance, de sécurité, d’amélioration, de correction, de contraintes techniques ou de force majeure. LYCHii ne garantit pas que l’Application, le portail Web ou leurs fonctionnalités seront accessibles sans interruption, sans erreur ou en tout temps. 

L’organisation cliente et les usagers sont responsables de conserver, dans leurs propres systèmes ou dossiers, les documents, décisions, communications, lettres ou contenus qu’ils souhaitent préserver conformément à leurs obligations internes et légales. 

11.1 Force majeure 

LYCHii ne pourra être tenue responsable d’un manquement, d’un retard ou d’une indisponibilité résultant d’un événement de force majeure, notamment une catastrophe naturelle, une pandémie, un conflit armé, un acte de gouvernement, une panne majeure d’un fournisseur d’infrastructure infonuagique ou de télécommunications, une cyberattaque ou un incident de sécurité échappant au contrôle raisonnable de LYCHii, ou une grève. Les obligations affectées par un tel événement sont suspendues pour la durée de celui-ci. LYCHii avise l’organisation cliente dans un délai raisonnable et déploie des efforts raisonnables pour rétablir les services. 

11.2 Exportation et responsabilité de conservation par l’organisation cliente 

LYCHii permet à l’organisation cliente et aux usagers autorisés de télécharger, à partir du portail Web, les dossiers d’employés, les lettres et documents générés, ainsi que l’historique des mesures et communications qui y sont consignés. Il incombe exclusivement à l’organisation cliente de procéder, à intervalles réguliers, au téléchargement et à la conservation de ces dossiers, lettres et historiques dans ses propres systèmes, conformément à ses obligations légales, internes et de gestion des dossiers d’emploi. LYCHii n’assume aucune responsabilité pour la perte, l’indisponibilité ou l’impossibilité d’accéder à ces renseignements si l’organisation cliente ou l’usager n’a pas procédé à une telle conservation en temps utile, notamment en cas de résiliation, de suspension d’accès, d’incident technique, de force majeure ou de cessation des services. 

12. Absence de garantie

LYCHii est fournie dans la mesure permise par la loi, sans garantie de résultat, de conformité à une situation particulière, d’absence d’erreur, d’exactitude complète, d’exhaustivité, de disponibilité continue ou d’adaptation à un usage particulier. Les recommandations, indications, projets de lettres ou autres contenus générés peuvent comporter des erreurs, omissions, imprécisions ou limites. 

L’usager doit exercer son jugement, valider les faits, vérifier les sources et consulter un professionnel qualifié lorsque la situation le requiert, notamment lorsque le dossier comporte des enjeux complexes, sensibles, litigieux, syndiqués, discriminatoires, médicaux, d’accommodement ou de terminaison d’emploi. 

13. Limitation de responsabilité

L’organisation cliente et les usagers autorisés demeurent seuls responsables de l’utilisation de LYCHii, des renseignements saisis, de l’interprétation des recommandations, des décisions prises, des mesures disciplinaires imposées, des communications effectuées et des conséquences qui en découlent. 

Dans la pleine mesure permise par la loi applicable, LYCHii, ses dirigeants, administrateurs, employés, mandataires, fournisseurs et partenaires ne peuvent être tenus responsables des dommages indirects, spéciaux, accessoires, punitifs ou consécutifs, ni de toute perte de profits, de revenus, de clientèle, de données, d’occasions d’affaires, de productivité ou de réputation découlant de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser LYCHii. Sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle d’une partie, la présente limitation de responsabilité s’applique dans la mesure maximale permise par la loi applicable. 

13.1 Plafond de responsabilité 

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité totale de LYCHii et de ses dirigeants, administrateurs, employés, mandataires, fournisseurs et partenaires envers l’organisation cliente et les usagers, toutes causes et réclamations confondues pour l’ensemble de la relation contractuelle, ne pourra excéder le total des sommes versées par l’organisation cliente à LYCHii au cours des douze (12) mois précédant l’événement ayant donné lieu à la réclamation. Cette limite ne s’applique pas à l’obligation d’indemnisation prévue à la section 14, ni en cas de faute lourde ou intentionnelle, dans la mesure où la loi ne permet pas d’en limiter la portée. 

14. Indemnisation

L’organisation cliente et les usagers s’engagent à indemniser et à tenir indemne LYCHii, ses dirigeants, administrateurs, employés, mandataires, fournisseurs et partenaires relativement à toute réclamation, perte, responsabilité, dommage, pénalité, amende ou dépense raisonnable découlant de leur utilisation de LYCHii, des renseignements qu’ils y saisissent, de leurs décisions, de leurs communications, de leur violation des présentes conditions ou de leur non-respect des lois applicables. 

15. Sanctions et suspension

En cas de non-respect des présentes conditions, d’utilisation abusive, de risque pour la sécurité, de violation des droits de LYCHii ou d’un tiers, ou de non-respect des lois applicables, LYCHii peut notamment suspendre ou retirer l’accès à un compte, restreindre certaines fonctionnalités, supprimer ou bloquer certains contenus, demander la cessation d’un comportement, aviser l’organisation cliente ou exercer tout recours disponible. 

15.1 Durée et résiliation 

Les présentes conditions demeurent en vigueur tant que l’organisation cliente ou l’usager utilise LYCHii. LYCHii peut résilier ou suspendre l’accès d’une organisation cliente ou d’un usager, avec ou sans préavis selon les circonstances, notamment en cas de manquement aux présentes conditions, de risque pour la sécurité ou de non-paiement, sous réserve des dispositions du contrat applicable avec l’organisation cliente. L’organisation cliente peut également mettre fin à son utilisation de LYCHii conformément au contrat applicable. À la résiliation, l’accès à LYCHii cesse; l’organisation cliente demeure responsable de récupérer, avant la date d’effet de la résiliation, toute donnée ou tout contenu qu’elle souhaite conserver. Les sections relatives à la propriété intellectuelle, à l’absence de garantie, à la limitation de responsabilité, à l’indemnisation, ainsi que toute autre disposition qui, de par sa nature, doit survivre à la résiliation, demeurent en vigueur après celle-ci. 

16. Messages électroniques

LYCHii peut transmettre aux usagers des communications électroniques liées à leur compte, à l’accès aux services, au soutien, à la sécurité, aux mises à jour, aux changements aux services ou aux présentes conditions. Les communications commerciales ou promotionnelles, le cas échéant, seront transmises conformément aux lois applicables et pourront généralement faire l’objet d’un désabonnement. 

17. Lois applicables et règlement des différends

Les présentes conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent. Sous réserve de toute disposition impérative contraire, tout différend relatif aux présentes conditions ou à l’utilisation de LYCHii sera soumis aux tribunaux compétents de la province de Québec. 

18. Entiéretéet séverabilité 

Si l’une des dispositions de la présente entente est déclarée nulle, invalide, illégale ou inapplicable, en tout ou en partie, par un tribunal ou une autorité compétente, cette disposition sera dissociée de l’entente dans la mesure nécessaire. Les autres dispositions demeureront pleinement valides et exécutoires, et la validité ou l’applicabilité de celles-ci ne sera pas affectée. 

19. Modification des conditions

LYCHii peut modifier les présentes conditions afin de refléter l’évolution de ses services, de ses fonctionnalités, de ses technologies, de ses pratiques ou des exigences légales applicables. Les conditions modifiées seront publiées dans l’Application, le portail Web ou autrement portées à l’attention des utilisateurs avec une date de mise à jour révisée. 

Le fait de continuer à utiliser LYCHii après l’entrée en vigueur de modifications constitue une acceptation des conditions modifiées, sous réserve de toute règle obligatoire applicable. 

20. Versions

Les présentes conditions peuvent être rendues disponibles en français et en anglais. En cas de divergence, de contradiction ou d’incohérence entre les versions, la version française prévaut, sauf indication contraire imposée par la loi. 

21. Questions, commentaires ou plaintes

Pour toute question, commentaire ou plainte concernant les présentes conditions ou l’utilisation de LYCHii, vous pouvez communiquer avec LYCHii aux coordonnées indiquées dans la Politique de confidentialité ou dans le contrat applicable avec l’organisation cliente. 

applicable agreement with the client organization.